Cloud for Customer Go Live

Gestern war es ist soweit: unser SAP Cloud for Customer System Go Live ist abgeschlossen und wir können jetzt die Erfolgsmeldung verkünden. Das ganze Projektteam ist stolz darauf und ehrlich gesagt auch ein wenig traurig darüber, dass dieses Projekt jetzt zu Ende geht.

Aber alles der Reihe nach…

Nach dem erfolgreich abgeschlossenen User Acceptance Test und dem eindeutigen „Go“ seitens Key-User für das Go-Live beginnen wir mit den notwendigen Vorbereitungen.

Technisch gesehen gibt es mehrere Cloud for Customer Go Live Szenarien. Ich versuche dieses Thema im Folgenden möglichst „technischarm“ zu erörtern und beschreibe am Ende unsere Go-Live-Strategie.

Zur Erinnerung – die gesamte Implementierung im Projekt wurde im Entwicklungssystem umgesetzt. Sie umfasste folgende Bereiche:

  • Anpassung des Lösungsumfangs: Nicht relevante Branchen-Features deaktivieren, Lösungsfokus auf Vertrieb im Consulting-Umfeld setzen, Projektscope festlegen, C4C-Funktionalitäten auswählen, usw.
  • Customizing: Anpassung der Opportunity-Phasen und der Lead-Qualifizierung, Aktivitäten-Typen definieren, Folgeaktivitäten festlegen, Account-Typen customizen, usw.
  • Neue Felder & Benutzeroberfläche: Überflüssige Felder ausblenden, Felder passend anordnen, Zusatzfelder für Kunden, Ansprechpartner, Leads erstellen, Pflichtfelder festlegen, usw.
  • Administration & Weiteres: Benutzerrollen und Berechtigungen definieren, Marketingattribute anlegen, Workflows und Benachrichtigungen erstellen, usw.

Zusätzlich haben wir unser SAP Cloud for Customer Entwicklungssystem mit dem SAP CRM 7.0 Entwicklungssystem verbunden und Testdaten migriert. Dies war ein wichtiger Schritt, um zum Schluss möglichst reibungslos die Stamm- und Bewegungsdaten aus dem Produktivsystem übertragen zu können.

Die Implementierung und Tests sind abgeschlossen, nun möchten wir ein sauberes Cloud for Customer Produktivsystem aufsetzen. Unsere Basis ist dabei natürlich das SAP C4C Entwicklungssystem.

Grundsätzlich kann man zu einem Entwicklungssystem weitere Systeme (Testsystem / Produktivsystem) direkt in der Cloud-Administration beantragen. Dabei kann man zwischen zwei grundsätzlichen Optionen wählen:

  • Kopie des Quellsystems inkl. Konfigurationsprofil: Nur die Implementierung wird übertragen, ohne die Stamm- und Bewegungsdaten wie Kunden, Ansprechpartner, Leads, Activitäten, Kampagnen, etc.
  • Kopie des Quellsystems: Es entsteht eine 1 zu 1 Kopie des Quellsystems, welche sowohl die technische Implementierung als auch sämtliche Daten beinhaltet.

Natürlich gibt es auch weitere Möglichkeiten, diese sind jedoch zu speziell um sie an dieser Stelle zu erörtern. Je nach Kundenprojekt kann aber die eine oder die andere Möglichkeit in Betracht gezogen werden.

Wir entscheiden uns für die Übernahme der umgesetzten Implementierung in das SAP C4C Produktiv-System, jedoch ohne Stamm- und Bewegungsdaten aus dem Entwicklung-System. Für diesen Fall nutzen wir die Option „Kopie des Quellsystems (Konfigurationsprofil kopieren)“ beim Beantragen eines neuen C4C-Produktivsystems.

Cloud for Customer Go Live

Wie bereits am Anfang unseres Projektes, war SAP auch jetzt mindestens genauso schnell. Das beantragte Produktiv-System war innerhalb von einem Werktag da und beinhaltet alle mitkopierten Implementierungen unseres Entwicklung-Systems.

Genauso wie bei der Auslieferung eines initialen Entwicklung-Systems, finden wir auf dem neuen Produktiv-System einen initialen User, den wir nutzen müssen um einen Administrator-User aufzubauen. Mit dem Administrator führen wir alle weiteren Schritte durch:

  • Dem Administrator-Benutzer alle relevanten Sichten und rechte zuweisen
  • Weitere Benutzer anlegen
  • Benutzerrollen anlegen
  • Weitere Tätigkeiten durchführen s.u. Cut-Over Liste

Bei der ersten Anmeldung im initialen Produktiv-System wurde der System-Administrator definiert:

Cloud for Customer Go Live

Im Vorfeld haben wir eine Cut-Over Liste erstellt, welche alle notwendigen Schritte incl. Reihenfolge beinhaltet um die Go-Live-Phase möglichst schnell und koordiniert durchführen zu können. Eine derartige Checkliste verwenden wir in allen unseren Projekten, um keinen ToDo-Schritt zu übersehen oder zu vergessen, die richtige Reihenfolge zu bestimmen, Zuständigkeiten eindeutig zu definieren und somit die System-Umstellung möglichst schnell und reibungslos durchführen zu können. Nachfolgend ein Ausschnitt aus unserer Cut-Over-Liste:

Cloud for Customer Go Live

Aus unserer Sicht hängt der Go-Live Erfolg direkt von einem ausgereiften Cut-Over Plan ab. Es lohnt sich viel Zeit in die Planung der Cut-Over Tätigkeiten zu investieren, verantwortliche Personen zu benennen und eine Timeline mit Pufferzeiten aufzubauen. Nicht alle Tätigkeiten hängen von der eigenen IT oder dem Fachbereich ab. Es gibt auch Tasks, welche seitens SAP durchgeführt werden müssen.

Ein Beispiel:

Neben der Berater-Leistungen im CRM-Umfeld erstellt die Vision11 GmbH auch eigene Software-Lösungen, wie beispielsweise die CRM Online Integration Lösung namens „hubtiq“. Unser Marketing-Team möchte weiterhin die Interessenten möglichst bequem und direkt aus dem neuen Cloud-System mit einer Marketing-Kampagne zu unserem Produkt hubtiq erreichen. Dafür müssen wir eine Kommunikationsadresse im C4C-System hinterlegen, welche für den Mail-Versand genutzt werden kann. Diese lautet hubtiq@visioneleven.com. Die Mail-Adresse muss zuerst auf unserem Microsoft Exchange Server angelegt werden. Anschließend wird diese beim Massenmailing-Customizing in der SAP Cloud for Customer eingetragen, mehr müssen wir nicht machen. Jedoch wird das Massenmailing im Cloud-System nicht sofort funktionieren! Jetzt ist die SAP am Zug. Die SAP führt intern weitere technische Schritte durch, damit die E-Mail-Kommunikation auch tatsächlich stattfinden kann. Beachtet man diesen Punkt in der Cut-Over Planung nicht, so läuft man die Gefahr zum gegebenen Zeitpunkt kein Mailing aus dem System verschicken zu können. Die Liste an speziellen Themen ist ziemlich lang und die Feinheiten muss man im Vorfeld kennen.

Die Cut-Over Tätigkeiten dauerten in unserem Fall ca. 1 Tag lang an. Dies soll bitte nicht als eine generelle Aussage verstanden werden. Es kommt ganz auf das Projekt und das entsprechende Setting an. Diese Zeit soll aber im Projekt eingeplant werden – beim ersten mal lieber etwas großzügiger.

Ein wichtiger Punkt in der Cut-Over-Liste war auch die Migration der Daten aus dem produktiven SAP CRM 7.0 System in das neue Cloud for Customer System. Auf dem Entwicklungssystem hat es bereits funktioniert, das Thema haben wir in den früheren Beiträgen ausführlich beschrieben. Nun war es an der Zeit die Kommunikation zwischen den produktiven Systemen einzurichten und den Initial Data Load durchzuführen. Auch in diesem Fall haben wir bestimmte Vorbereitungsschritte rechtzeitig im Voraus geplant und den zeitlichen Aufwand auf ein Minimum reduziert.

In der Go-Live Phase sollte man die Vorteile eines Restore Points in SAP Cloud for Customer nutzen. Einen Restore Point, anders gesagt ein System Backup, beantragt man direkt bei der SAP. Diese Sicherung ist 14 Tage lang gültig und kann in dieser Zeit als „Rückkehrpunkt“ genutzt werden, falls unerwartete Probleme entstehen. Den Restore Point haben wir für das SAP C4C Produktiv-System vor der Datenmigration erstellen lassen. Etwas Zeit sollte man hier ebenfalls einplanen, da das Ganze bis zu 24 Stunden dauern kann.

Nachdem alle Implementierungen und Einstellungen im neuen System waren und anschließend die produktiven Daten erfolgreich migriert sind, haben wir den Systemstand eingehend geprüft. Ergebnis: Alles ist einwandfrei, keine weiteren ToDos sind offen, unser C4C-System ist live.

Mit „SAP Cloud for Customer innerhalb von 4 Wochen einführen“ haben wir ein weiteres CRM-Projekt erfolgreich produktiv gesetzt 😉 Wir freuen uns auf die Webinar-Runde im Januar, in der wir alles nochmal gemeinsam Review passieren lassen.

Cloud for Customer Go Live

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